A todos aquellos que hemos estudiado eventos siempre nos han repetido una frase (entre otras) como un dogma de la profesión: un buen organizador de eventos siempre tiene un plan B preparado. Por aquello de la ley de Murphy. Lo que me lleva a otro de los dogmas (creado por mí) y que dice “el objetivo de un organizador profesional de eventos es reducir al mínimo el factor incertidumbre”.
Para ejemplificar esto no se me ocurre mejor ejemplo que el evento SEAT en el que colaboré el pasado 2017. Parte de este evento se celebró en el restaurante Lumine Beach Club. Es un lugar precioso en la playa, con unos exteriores fantásticos y con varias piscinas. En este espacio la marca hacia una cena por la noche para sus invitados. Permitirme mostraros el espacio.
Teniendo en cuenta que la cena fue al aire libre, y que el evento duró un mes, el equipo organizador se preparó un plan B por si acaso llovía y no podían hacer la cena en el exterior. Así que preparó en una zona interior del restaurante lo mismo que ya tenía en el exterior.
Esto, bajo mi punto de vista, es un evento con una estructura perfecta en este aspecto. Es decir, tu como organizador del acto la misma estructura que tienes en el exterior, la compras para ponerla en otro espacio en el caso de que alguna adversidad, tal como la lluvia, haga acto de presencia. Que llueva no quiere decir que el evento se suspenda, show must go on, por lo tanto, tenemos que estar preparados para ellos y tener alternativas.
Si bien es cierto que no todas las empresas se pueden permitir realizar este dispendio económico, como organizadores profesionales de eventos debemos de ser conscientes de esto y generar una alternativa. En este caso, si el organizador no hubiera podido permitirse doblar la estructura, hubiera sido mejor buscar un restaurante no exterior para poder llevar a cabo esa cena. Las opciones son varias, pero nuestro trabajo es ponerse en todos los casos y tomar la mejor opción para nuestro evento.
P.D: Solo llovió un día en todo el evento de SEAT, por si a alguien le pica la curiosidad.
