Muchos de aquellos que no se dedican profesionalmente a la organización de eventos, seguro han tenido que organizar su propia fiesta de cumpleaños o boda, por ejemplo. Sin duda es una ardua tarea que, a más de uno, se le habrá atragantado. Hoy en día el evento es una potente herramienta para comunicar y necesita de un profesional que haga un diseño, estrategia y puesta en escena adecuados. Desde mi punto de vista son tres los pilares básicos en los que se sostiene todo evento: la planificación, el presupuesto, y la comunicación.
La planificación es importantísima. Desde el momento en el que nos ponemos a organizar un evento tenemos una fecha clave: el día del acto. Por ello, necesitamos tener a un profesional al frente que sepa priorizar y planificar todo lo que se ha de hacer hasta el día D. Cierto es, que no todos los eventos tienen el mismo nivel de dificultad, pero por muy simple que sea, el controlar los tiempos de la producción del mismo es una de las claves más importantes y por ello, es el número uno de esta lista.
La segunda clave es sin duda el presupuesto. Determina todo absolutamente. No podemos ignorar que vivimos en una sociedad capitalista donde todo tiene un valor, y, dependiendo del dinero con el que contemos podemos hacer unas cosas u otros. Si cuento con un presupuesto bajo para casarme, no puedo pensar en hacerlo en ciertos espacios que cuestan mucho dinero. Eso sí, he de reconocer que, en muchas ocasiones, eventos con poco presupuesto tienen más éxito que otros con mucho más presupuesto. A veces, el ingenio supera la falta de presupuesto y se consiguen cosas muy efectivas y originales.
El tercer, y último elemento básico, es la comunicación. Su valor en eventos sociales tiene un nivel más bajo, se limita a informar a los invitados. Pero para actos de tipo organizacional, hechos para mandar un determinado mensaje a un púbico concreto, es crucial. Podemos diseñar el mejor evento del mundo, y hacer una producción perfecta, pero si no conseguimos que venga gente todo ese dinero invertido va a pérdidas. No olvidemos que el evento, como herramienta para comunicar, tiene uno de los ROI (factor de recuperación de inversión) más altos.
¿Cómo lo veis? ¿Añadiríais alguna más?
