Un evento es una gran combinación de elementos, que bien gestionados permiten que sea una herramienta de comunicación de gran eficacia al servicio de las organizaciones. Estrategia, diseño, planificación…
Pero si nos esforzamos en todos esos elementos y dejamos los detalles al azar podemos fracasar estrepitosamente. Imaginemos por un momento que estamos organizando una cena, y tanto en el espacio de entrada como en los interiores tenemos un suelo que no permite caminar a las señoras con tacón cómodamente. En este caso hemos puesto mucho esfuerzo en el evento, pero hemos descuidado los pequeños detalles. Por lo tanto, aunque todo lo demás haya salido perfecto no será esta la impresión que se llevarán nuestros invitados.
Estos aspectos son muy importantes y hay que tenerlos en cuenta porque a veces, cuando estamos inmersos en la coordinación de proveedores, recepción y envío de invitaciones… se nos pueden pasar.
En este artículo me gustaría mostraros detalles de un evento. Son de un evento que se ha celebrado este mes de septiembre en Barcelona. Es una empresa alemana que celebraba una reunión de trabajo en nuestro país y donde han puesto el acento en la decoración y presentación de todo lo que respecta a la restauración en el evento.
Por qué ponerle al personal de sala un simple traje blanco y negro, como el que tenemos en la mayoría de los restaurantes, si podemos darles un toque más desenfadado y moderno como este? Evidentemente esto es solo una pieza, además hemos de buscar personal amable, atento y que sepa hacer su trabajo con profesionalidad. Pero sin duda, la combinación de todos estos factores hará un detalle importante y diferencial en nuestro evento.
La decoración de las mesas es un punto importante. No solo por el valor estético, sino por factor estratégico. Debe de ser algo sencillo, bonito y que además no moleste a los comensales durante la cena. Si es una cena de trabajo, tengo sentado enfrente a un directivo con el que quiero tratar ciertos temas, pero tengo un florero enorme delante que me dificulta la visión y la conversación, entonces todos estos elementos no sirven para nada.
Dicen que los eventos son caros, pero nada más alejado de la realidad. Estas decoraciones son una prueba de que podemos decorar una mesa con un presupuesto bajo y cumplir el objetivo marcado.
Por supuesto otro elemento clave en cualquier evento es la comida. Y aquí hemos de valorar dos elementos: por un lado, el contenido del menú y por el otro, la presentación de la misma.
En el caso del contenido del menú yo soy de los que trata de no arriesgar demasiado. Hay que ser innovador, pero hemos de ser conscientes de qué público asiste a nuestro evento y tener claro que los sabores “diferentes” han de estar en su justa medida puesto que no le gustan a todo el mundo.
Por otro lado, tenemos la presentación de la comida a servir. Sin tratar de hacer muchas florituras podemos buscar formas muy atractivas y a la vez económicas para presentarla. Esto ya es una cuestión de estilo personal y de la creatividad del chef, pero tenemos que tener claro que puede ser un elemento que haga a nuestro evento diferente y a la vez memorable por este pequeño detalle. Sobre todo, ojo con esas presentaciones donde tenemos un plato enorme y muy bonito, pero una cantidad escasísima de comida en el plato. Recordad que comemos por los ojos, además de por la boca.
Por lo tanto, y para terminar, la “moraleja del cuento” sería que, debemos de cuidar todos los detalles de un evento puesto que de ellos depende el éxito o el fracaso del mismo. Un evento con una gran estrategia y planificación detrás, que no sepa cuidar los detalles, puede ser un verdadero fracaso a los ojos de nuestros asistentes.
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