La magia del protocolo

Decir que el protocolo es mágico sería algo fantasioso, pero decir que el protocolo hace magia es una manera romántica de verlo. ¡Y yo soy un romántico empedernido! Hace unos meses estuve trabajando en un congreso mundial en Ámsterdam. Como en muchos encuentros internacionales la mayoría del público viene de fuera, lo que produce que haya días de mucha afluencia de gente, pero otros en los que el público, decide hacer una visita a la ciudad en la que tiene lugar. Si vives en México, Estados Unidos o Japón, que menos que, ya que viajas muchas horas, aproveches uno de los días, normalmente suele ser el último (viernes), para hacer algo de turismo.

He de decir que el acto estuvo magníficamente organizado. El espacio era perfecto y la ciudad suficiente y adecuada para albergar a la cantidad de personas que se esperaba. Un panel de ponentes de primer nivel, junto con una ambientación muy buena formada por dos elementos básicos: una escenografía hecha de papel y una buena iluminación. El resultado fue un ambiente innovador a la vez que manteniendo los estándares de respeto al medio ambiente que se exigen en nuestros días. Aquí os dejo una imagen del espacio.

La labor de un profesional de los eventos y el protocolo es “minimizar al máximo el factor incertidumbre”, por lo que la organización había previsto que el viernes mucha gente no acudiría a las ponencias de la mañana. Primero por la fiesta celebrada el jueves por la noche para todos los asistentes. Y segundo, por lo que decía antes, había gente que se fue a hacer turismo por la ciudad. Por ello, en vez de mantener la organización de las mesas de la sala que habéis podido ver en la fotografía anterior, las reorganizaron para atenuar la sensación de vacío. Imaginar una sala grande para 1.000 personas con solo 300 en la situación original. La sensación y percepción de la sala sería desoladora, y tal vez, con una sensación de fracaso del acto. Por ello, cambiaron las mesas quedando distribuidas de la siguiente forma:

He de decir que el resultado fue bueno. Esta es la magia del protocolo. Con la segunda reorganización se atenuaba perfectamente la sensación de vacío en la sala transmitiendo una imagen y sensación completamente diferente. Un espacio de trabajo, bajo mi punto de vista. ¿Qué os parece la diferencia?

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Comentarios (2)

Hola buen día, este montaje es algo poco común pero no esta mal si uno lo observa bien una parte del montaje cuando llegan mas personas de lo que uno espera en dicha actividad se hace que seria la fila de la derecha voy a probar este montaje y prometo que le comentare que tal me fue.

Daniel Delmás Martín

¡Fantastico! Espero tus noticias para ver cómo te ha ido.
Gracias por participar y que pases feliz día

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