Google Cloud Summit: radiografía de un evento mejorable

El pasado 28 de noviembre de 2018 se llevó a cabo en Zandaam (Los Países Bajos) el Google Cloud Summit. Por si no lo conocéis, es un evento de Google que se lleva a cabo en muchas ciudades del mundo, entre las que figura Madrid, para dar a conocer sus productos entre profesionales. En esta ocasión participé como azafato, lo que ha permitido una posición privilegia dentro del evento con la que voy a hacer esta crítica constructiva al mismo.

Para ubicarnos, el acto se organiza en un espacio denominado Taets (muy bueno y con muchas posibilidades). Bajo de estas líneas os dejo una fotografía aérea del espacio y ahora paso a desgranarlo a partir de los números.

Google Cloud Summit es un evento que tiene lugar en dos líneas de actividades diferencias: la primera de ellas tiene lugar en el pabellón grande (1). En él tienen lugar las conferencias para el público en general. Es además donde están los stands de los patrocinadores y la zona de restauración y networking. La segunda línea de actividades tiene lugar en los espacios 2 y 3. Son las dedicadas a los clientes VIP: Randstad y ING entre otros.

El primero de los errores cometidos hace referencia a una mala configuración del espacio. Los pasillos que podéis ver en el número cuatro, en algunas partes, estaban abiertos, lo que era un problema porque estuvo lloviendo intermitentemente y a 4 grados de temperatura. No es aceptable en un evento que hagas pasar a un cliente VIP o de carácter general, con el que tratas de generar una buena relación con tu empresa, por un pasillo a 4 grados y en ocasiones lloviendo y mojándose. Es más, no se debería de tener al personal de seguridad y azafatas en esas condiciones climáticas durante todo el día. El clima es un factor determinante a la hora de elegir un espacio para un evento, y este, claramente, no se ha gestionado correctamente.

En segundo lugar, ha bido un error de comunicación entre los miembros de la propia empresa organizadora del evento. Recién llegado y sin conocer el acto, hacia ellos son a los que van dirigidas mis preguntas para llevar a cabo mi trabajo: ¿dónde está la sala de prensa? ¿esto son dos conferencias juntas o por separados? (haciendo referencia al horario ofrecido por ellos), entre otras. No supieron contestarme. Tuvieron que buscar a otros responsables para poder darme respuesta. Todo el personal de la agencia de eventos debería de conocer perfectamente la estructura del acto. Y más, si tenemos en cuenta que este acto ya se ha celebrado en bastantes ocasiones anteriormente.

Otro de los problemas que detecté fue el relacionado con los aseos del pabellón central. Eran muy espaciosos, pero a partir del medio día, había mucha agua en el suelo. Se puso un cartel avisando de ello, pero se debería de haber tenido a alguien para secar el suelo en la zona. Si un invitado se resbala y se cae, eso será un problema grave. Lo primero siempre ha de ser la seguridad de los asistentes.

El edificio 2 estaba compuesto por dos espacios. La planta baja era un amplio espacio diáfano reservado para las comidas, así como para ser el punto de encuentro del personal de Google y estos invitados VIP. Había una barra, lo cual permitía una charla entre cliente-empresa en un espacio distendido. El problema en este espacio surgió cuando la organización del evento decidió usar el mismo lugar para dos funciones diferentes: hacer un taller, y espacio de reunión con clientes. El conductor del workshop tuvo que interrumpir en muchas ocasiones su trabajo para pedir silencio. Una regla simple: un espacio, una función.

El siguiente error que considero que se cometió fue el exceso de azafatas y azafatos contratados. Éramos alrededor de 100 personas, para un evento que se podía gestionar perfectamente con la mitad. Como consecuencia hubo bastante personal ocioso que no tenía nada que hacer en muchas ocasiones. Te encontrabas con grupos de cuatro o cinco personas de pie sin hacer nada, con la respectiva mala impresión que esto transmite a los asistentes. Y por supuesto, esto supone un sobrecoste en personal. Más allá de todo eso, además, se utilizó parte de este personal “sobrante” para ayudar en las cocinas. Afortunadamente, se dieron cuenta de su error. Una azafata no tiene la formación adecuada para la manipulación de alimentos.

Por último, más que un error, en mi opinión, un mal enfoque comunicativo de una de las actividades destinada al público VIP. El objetivo de una de las reuniones, era ofrecer el testimonio de varios clientes de Google a los asistentes. Evidentemente el propósito es convencerlos de lo que bien que trabaja Google. En un formato programa de entrevistas, Eva Fors, la directora de Google Cloud para el norte de Europa, hacía una pregunta al invitado y este contestaba. La percepción que tuve fue que resultaba algo artificial. Una empresa que nos quiere transmitir que no trata al cliente como uno más, sino que lo ayuda de forma particular a alcanzar sus objetivos, debería de haber mostrado eso mismo en esta actividad. Hubiera sido mucho más interesante y adecuado, un formato en el que cliente-empresa hubieran interactuado de una forma mucho más natural y distendida. No solo limitarse a preguntar, y a responder.

Para terminar, quisiera dejar claras dos cosas. Una que, a pesar de todos los errores importantes a los que he hecho mención, encontré gente muy profesional y que se esforzó mucho para que todo saliera bien. En segundo lugar, que este artículo trata de hacer una critica constructiva de este evento por mi parte. Nada más.

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