Freud, Goliat y proveedores creativos

Hace muy poco he tenido la oportunidad de gestionar un evento donde he tenido que coordinar once equipos con un total de 54 personas y 8 proveedores. Aunque como organizador de eventos, mi objetivo siempre sea el de minimizar al máximo el factor incertidumbre, no siempre es posible y nos toca ir apagando fuegos el mismo día del evento.

Cuando yo creía que los propios organizadores de eventos éramos seres creativos, descubro que hay una raza superior que he bautizado como “proveedor creativo” y que es más creativo que nosotros. Diríamos que esta raza superior se definiría como aquel proveedor al que le pides con semanas de antelación un producto o servicio determinado, y el mismo día del evento descubres que te ha dado lo que le ha dado la real gana, si me permitís la expresión. En ese momento entras en pánico mientras tratas de averiguar si lo que te ha dado te hace el mismo papel y así puedes darle a tu cliente el servicio que ha contratado.

Coordinando personal he descubierto el Freud que llevo dentro de mí, y que considero una parte esencial de la personalidad de una persona dedicada a la organización de eventos. Cuando uno de tus coordinadores entre en pánico en medio del evento, y has de realizar de psicólogo personal (por teléfono para más inri) para que no se venga abajo, te das cuenta de lo importante que es saber gestionar bien a las personas para asegurar el éxito de un acto. Un poco de mano derecha y un poco de mano izquierda puede hacer milagros.

Por último, me gustaría hablar en este artículo sobre el post-evento. Una parte es analizar qué se ha hecho bien y qué mal y a partir de ahí ser consciente de ello para el próximo. Pero otra parte es, empezar a llamar a los proveedores para pedir explicaciones de porque esto o aquello no era lo que debía o simplemente, que las facturas no son lo que se supone debería de ser. Esta versión propia de David contra Goliat es lo más engorroso del mundo, pero absolutamente necesario.

Mi consejo personal se podría resumir en: por un lado, ser mucho más minucioso con los proveedores y sobre todo, que todo quede por escrito con el fin de poder reclamar en el caso de que algo vaya mal. Por otra parte, tener mucha paciencia con el personal y ser consciente de que hay que tener mucha psicología a la hora de tratar con ellos. Por último, reclamar es posible. No solo hará que te devuelvan dinero, sino que te hará darte cuenta de con qué proveedor puedes volver a trabajar y con cuál no.