Eventos y proveedores

Una de las cosas más importantes para un organizador de eventos son los proveedores. Profesionales en los que confiar, que nos vayan a dar un servicio bueno y que sepan reaccionar ante los imprevistos.

Que nos vayan a dar un buen servicio debería de darse por supuesto, pero si no quieres tener sorpresas en un evento lo mejor es comprobar que el servicio que ofrece ese proveedor es el adecuado y esta a la altura de las expectativas nuestras y de nuestro cliente. Un mal proveedor puede arruinar un evento y generar muy mala reputación en nosotros de cara a futuros clientes.

Uno de mis lemas, y que siempre le digo a mis clientes es que, el trabajo de un organizador de eventos es “minimizar al máximo posible el factor incertidumbre en un evento”. Pero por mucho que lo tratemos de reducir siempre puede ocurrir algo. Nuestro objetivo al elegir a los proveedores, siempre ha de ser ese factor clave: que sepan reaccionar. Si saben reaccionar ante un imprevisto y hacer las cosas bien salvarán el evento y serán una preocupación menos cuando este se lleve a cabo. Es por eso que los organizadores profesionales de eventos cuando tienen un proveedor de confianza no dejan de trabajar con ellos fácilmente.

Desgraciadamente esto no es siempre así. Cuando salimos del área en la que solemos operar, por ejemplo, trabajando en otra comunidad autónoma o país, el trabajo más intenso, después de un adecuado diseño del evento, es encontrar proveedores nuevos que sean merecedores de nuestra confianza.

En el trato con los proveedores una de las claves es, bajo mi punto de vista, probar/visitar sus servicios/productos. Si hemos de alojar a personas en un hotel vayamos a verlo, no es necesario quedarse una noche pero si ver las habitaciones y ver la calidad de los espacios y la restauración. En ocasiones podemos descubrir detalles importantes de un espacio que hagan que no se ajuste a lo que necesitamos. Debemos hacer un análisis minucioso de dicha empresa para que todo este a la altura de nuestras expectativas, y de las de nuestro cliente.