Siempre he pensado que la vida si tiene ritmo es mejor. Y si aplicamos el mismo principio al mundo de los eventos, éstos sin duda mejorarán notablemente.
Pero para poder avanzar en este concepto lo primero que me gustaría hacer es definir que entendemos por ritmo en los eventos. Hablamos de la sucesión de actos del cronograma que lo hacen avanzar, que consiguen mantener la atención continua de los asistentes y que lo llevan hacia un final programado en tiempo y espacio. En definitiva, hablamos de conseguir que los eventos fluyan. Que el asistente se sienta “amablemente empujado” de principio a fin de modo que las cosas avancen y no exista una sensación de aburrimiento o desconcierto.
Para poder ejemplificar este concepto me gustaría hablar de dos eventos a los que he asistido y en los que ésta ha sido una pieza clave:
En primer ejemplo es de la boda de unos amigos. Ellos diseñaron meticulosamente los tiempo en el evento y consiguieron captar la atención de todos los asistentes creando una perfecta sensación de fluidez. La boda empezó a las 17h y la ceremonia se alargo una hora. A las 18h empezó un cóctel para los invitados que duro dos horas. Charlas entre los invitados y la fluideza en la salida de comida hicieron esas dos horas amenas y entretenidas. A las 20h llegaron los novios de hacerse las fotos y fueron saludando a todos los invitados. A las 21h sesión de fotos por grupos y, a continuación, los fotografiados pasaban al salón donde se iba a servir la cena principal.
A las 22h dió inicio la cena y entre plato y plato, e incluso durante los mismos, habían sorpresas preparadas con la participación de los invitados. Este punto me pareció muy interesante, puesto que el momento de sacar los platos se hace algo aburrido y largo ya que no “ocurre nada”. Después de los cafés empezó el baile y siguieron ocurrido cosas que hicieron la velada fluida hasta altas horas de la madrugada.
El segundo ejemplo es de un evento en el que participé hace poco en la producción. Era el Fórum 2015 de la empresa EMC2 y ésta había diseñado un cronograma para las charlas y sesiones. Estaba planificado que empezara todo a las 9h, pero por una cuestión ajena a la organización como es la llegada de los invitados, hubo que retrasar el inicio de la sesión principal. Para que este aspecto no afectara al ritmo y tiempo del evento, desde producción se decidió hacer algunos cambios sobre el cronograma de la mañana. El resultado fue un ajuste perfecto a los tiempos establecidos de antemano y un ritmo y fluideza perfecta del propio evento.
Por lo tanto y en cuanto al ritmo, la moraleja del cuento sería muy clara: el ritmo es clave y ha de estar estratégicamente diseñado en cualquier evento. Y como organizadores hemos de hacer los ajustes necesarios, ya sea antes o durante el evento, para que éste dé a sus asistentes una sensación de fluideza. No hay nada peor para el público que, tener la sensación de que las cosas no avanzan, que se aburren o que no saben cuando pasará lo siguiente.
Gracias por poner el foco en la importancia del ritmo. Es como dices y, con tu permiso, lo mismo añado respecto a la Oratoria Eficaz. Hay que diseñar el discurso como un guión “de cine”, dándole ritmo y vida….con sus secuencias y sus planos.
Eso agita y atrapa la atención del público y genera un determinado estado de ánimo (el que quieras fomentar). Sin ritmo no hay experiencia contagiosa, no hay vivencia. Solo hay datos. Y esos se los lleva el viento muy fácilmente.
Hola Mila,
Muchas gracias por tus comentarios. He de decir que tienes muchísima razón. Cuando he trabajado en un evento siempre he intentado que nuestro equipo aconseje y asesore en temas de oratoria y comunicación no verbal a los ponentes. Un buen evento se puede convertir en aburrido y romper el ritmo si los ponentes no consiguen “atrapar” al público. También es cierto que no todos se dejan aconsejar en este aspecto o simplemente no le dan importancia a este detalle.